POLSUSWASKIANA – SUMUT. Nias Barat – Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Nias Barat Rosedi Daeli, SE,MM didampingi Sekretaris Dinas Tarsip Elifasi Hia, om Pimpin Rapat Staf, Bertempat di Ruang Rapat Dinas Tarsip Kabupaten Nias Barat, Selasa (12/04/2022)
Kegiatan tersebut dihadiri oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Nias Barat Rosedi Daeli ,SE.,MM Sekretaris Dinas Tarsip Elifasi Hia,S.Kom.,MM, Pejabat Struktural beserta Staf Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Nias Barat.
Dalam rapat tersebut Kadis Tarsip Rosedi Daeli ,SE.,MM menyampaikan beberapa Informasi hasil dari Coffee Morning (11/04/2022) yang diikuti oleh Kadis Tarsip diantaranya terkait dengan percepatan Penyerapan Anggaran dan tindak lanjut terkait Temuan BPK, selain itu Beliau juga mengingatkan kembali tentang Kedisplinan ASN dalam Mengikuti Upacara Penaikan Bendera setiap hari Senin, juga Penggunaan NB-Presensi dan apabila ada kekurangan terhadap Pelaporan agar dibenahi dengan segera.
Pada kesempatan tersebut juga, Sekretaris Dinas Tarsip Bapak Fatizanolo Laoli dan Kabid Kearsipan Elifasi Hia,S.Kom.,MM memberikan Laporan hasil Kunjungannya Ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Jakarta yang terkait dengan:
1. Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintahan Daerah;
2. Klasifikasi Arsip terkait dengan Pola Pengaturan Arsip;
3. Jadwal Retensi Arsip, yang disusun berdasarkan Pedoman Retensi Arsip yang telah dibuat;
4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, yang disusun sebagai Dasar untuk melindungi Hak dan Kewajiban pencipta Arsip dan Publik terhadap Akses Arsip. Sebagai salah satu Sumber Informasi, Arsip harus mudah diakses oleh Publik, namun untuk Pertimbangan Keamanan dan melindungi fisik Arsip maka perlu diatur ketentuan tentang Pengamanan dan Akses Arsip Dinamis.
Mengacu pada Undang-undang (UU) Nomor 43 tahun 2009 tentang pengertian mengenai Arsip dan Kearsipan telah terangkum di dalam Bab. I Pedoman Umum Pasal 1, adapun pengertian Arsip dan Kearsipan adalah:
– Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip
– Arsip adalah Rekaman Kegiatan atau Peristiwa dalam berbagai bentuk dan Media sesuai dengan perkembangan teknologi Informasi dan Komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam Pelaksanaan Kehidupan Bermasyarakat, Berbangsa dan Bernegara. Oleh karena itu Penerapan dan Pengelolaan Arsip untuk Kehidupan Berbangsa, Organisasi, Perusahaan dan Perkantoran, harus terkelola secara baik dan Optimal, serta Efektif dan Efesien.
Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, Arsip terbagi dalam 2 macam, yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis.
1. Arsip dinamis adalah Arsip yang dipakai secara langsung dalam suatu Kegiatan Organisasi/Perkantoran setiap hari. Arsip dinamis terbagi lagi kedalam 3 macam jenis Arsip yaitu:
– Arsip aktif adalah Arsip yang masih digunakan untuk kelangsungan kerja.
– Arsip semi aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang
– Arsip inaktif adalah Arsip yang hanya sesekali digunakan untuk Proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip dinamis adalah Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam Perencanaan, Pelaksanaan, Penyelenggaraan Kehidupan Kebangsaan pada Umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam Penyelenggaraan Administrasi Negara.
Selanjutnya Sekretaris Dinas Tarsip dan Kabid Kearsipan menyampaikan Pemberian dari Arsip Nasional Republik Indonesia kepada Kadis Tarsip secara Simbolis berupa Buku Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2012 tentang Desain Pembinaa Kearsipan Pada Pemerintah Daerah dan Buku Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2012 tentang Materi Muatan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). (YZ)
